Sección: Documentos laborales -
Redactado en mayo 2021 -
Cuando se produce el cese de un trabajador por cualquier modalidad (renuncia, despido, término de contrato, etc.) el empleador se encuentra en la obligación de entregarle la siguiente documentación:
(i) Liquidación de Beneficios Sociales.
(ii) Certificado de Trabajo.
(iii) Carta de Liberación de CTS.
(iv) Comprobante de Retenciones por Aportes al Sistema de Pensiones.
(v) Constancia de Baja del T-Registro.
(vi) Carta sobre el Seguro de Vida Ley (D. Leg. N° 688).
Cabe precisar que, si el empleador no cumple con su obligación de entregar al trabajador dicha documentación, incurrirá en una infracción leve. Así lo ha establecido el numeral 23.2 del artículo 23° del Reglamento de la Ley N° 28806 al señalar lo siguiente:
"Son infracciones leves en materia de relaciones laborales los siguientes incumplimientos: (...) No entregar al trabajador, en los plazos y con los requisitos previstos, copia del contrato de trabajo, boletas de pago de remuneraciones, hojas de liquidación de compensación por tiempo de servicios, participación en las utilidades u otros beneficios sociales, o cualquier otro documento que deba ser puesto a su disposición".
En caso de cometer dicha infracción, al empleador se le aplicarían multas cuyos montos se calcularán en función al tipo de empresa (microempresa, pequeña empresa y empresa no mype), al número de trabajadores afectados y a los antecedentes del sujeto infractor.
A continuación presentamos un breve resumen de las características de cada uno de los documentos que se le deben entregar al trabajador cuando se produce su cese.
Liquidación de Beneficios Sociales
El empleador tiene un plazo máximo de 48 horas desde que se produce el cese del trabajador para entregarle la liquidación de beneficios sociales.
La liquidación de beneficios sociales es aquel documento que contiene el cálculo detallado de las remuneraciones y beneficios sociales que se encuentran pendientes de pago al momento del cese del trabajador (vacaciones truncas, gratificaciones truncas, etc.).
Certificado de Trabajo
Cuando se produce el cese del trabajador, el empleador está obligado a entregarle su certificado de trabajo.
Esta obligación ha sido establecida por el Decreto Supremo N° 001-96-TR (Reglamento de la Ley de Fomento del Empleo), cuya Tercera Disposición Complementaria, Transitoria, Derogatoria y Final señala lo siguiente:
"Extinguido el contrato de trabajo, el trabajador recibirá del empleador, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, un certificado en el que se indique, entre otros aspectos, su tiempo de servicios y la naturaleza de las labores desempeñadas. A solicitud del trabajador se indicará la apreciación de su conducta o rendimiento".
Carta de Liberación de CTS
Con la finalidad de que el trabajador que ha cesado pueda retirar los fondos acumulados en su cuenta de CTS, el empleador se encuentra obligado a entregarle, en un plazo máximo de 48 de horas desde que se produce su cese, una carta o certificado en el cual se comunica a la entidad financiera (depositario) que se ha producido el cese del referido trabajador.
Así lo ha establecido el T.U.O. de la Ley de CTS, cuyo artículo 45° señala lo siguiente:
"Para el retiro de los depósitos efectuados y sus intereses, el depositario procederá al pago de la compensación por tiempo de servicios a solicitud del trabajador quién acompañará la certificación del empleador en la que se acredita el cese. El empleador entregará dicha certificación al trabajador dentro de las 48 horas de producido el cese".
Sin embargo, cabe señalar que, en caso de que el empleador no cumpla con su obligación de otorgar la carta de liberación de CTS, el trabajador podrá presentar una solicitud a la Autoridad Administrativa de Trabajo (Ministerio de Trabajo) para que dicha entidad le emita un certificado de cese sustitutorio con el cual podrá solicitar a la entidad financiera el retiro de sus fondos acumulados en su cuenta de CTS.
Lo anterior también se encuentra establecido en el T.U.O. de la Ley de CTS, específicamente en su artículo N° 46, el cual señala lo siguiente:
"En caso de negativa injustificada, demora del empleador o abandono de la empresa por sus titulares, o cualquier otro caso en que se acredite la imposibilidad del otorgamiento de la constancia de cese dentro de las 48 horas de producido el mismo, dará lugar a que, acreditado el cese ante la Autoridad Inspectiva del Trabajo, sustituyéndose en el empleador, extienda la certificación de cese que permita al trabajador el retiro de sus beneficios sociales".
Cabe precisar, para complementar lo expuesto en el párrafo anterior, que en el año 2019 se emitió una norma que establece el procedimiento mediante el cual el trabajador debe solicitar a la Autoridad Administrativa de Trabajo el certificado de cese sustitutorio para el retiro de su compensación por tiempo de servicios. Esta norma es el Decreto Supremo N° 005-2019-TR.
Comprobante de Retenciones por Aportes al Sistema de Pensiones